La Secretaria y los Emails

Dentro de la comunidad empresarial y social, el email o correo electrónico se está convirtiendo cada vez más en una eficaz y productiva herramienta de trabajo, indispensable para la secretaria con el fin de mantenerse contactada con la gente del entorno de la empresa.

Su popularidad se ha acrecentado dado que es rápida y específica, por lo que en el mundo de las comunicaciones se ha extendido su uso. Sin embargo, en la forma usual de trabajar de las empresas se le ve aún como una manera poco formal de comunicación.

Lo cierto es que dependiendo de como lo utilicemos, el e-mail puede mantener la misma formalidad que trasmitimos en los oficios o cartas empresariales, aquí algunos consejos:

Procuremos enviar correos electrónicos sólo a aquellas personas que necesitan la información.
Alguna publicidad puede no ser la adecuada. No malgaste el tiempo de los demás con correo electrónico que no les concierne.

Cuando reciba un mensaje enviado a varias personas, escoja la opción responder a todos si se trata de alguna organización o equipo de trabajo, de lo contrario responda sólo a aquellas que necesitan conocer su respuesta.

La función Responder a Todos, disponible en muchos programas de correo electrónico, puede ser útil, pero también genera correo electrónico innecesario.

Evite enviar mensajes como chistes y anuncios personales. Pueden resultar inapropiados en un ambiente de trabajo y puede tomarse como falta de seriedad.

Es de buena educación responder todos los mensajes, procure atenderlos cortésmente aunque sea con una negativa.

No haga comentarios despectivos sobre compañeros de trabajo en un mensaje de correo electrónico, aunque sea en broma. Estos comentarios escritos pueden ser fácilmente difundidos por toda la empresa.

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