Taller de Archivo 3: Funciones


Lo importante de realizar la función de ARCHIVAR algún material es conservarlo de tal manera que pueda utilizarse la información cuando sea requerida, sea esta de forma inmediata o al transcurrir ya de algún tiempo.


Hay documentos que necesitan ser consultados todos los días y deben ser actualizados permanentemente, hay otros que no pero igual deben mantenerse a la mano.


La función genérica del archivo bajo su ciclo sería reunir, conservar y servir documentos.

Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal encargado del proceso del archivo:

  • Organizar la documentación administrativa.
  • Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico (archivo pasivo)
  • Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción, teniendo en cuenta que habrá documentos cuya naturaleza será vital.
  • Clasificación adecuada de los archivos.
  • Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos y técnicas necesarias.
  • Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos, habrá un lugar destinado para los archivos teniendo en cuenta el material sobre el que están elaborados, puestos deben ser los más adecuados para su conservación, no es lo mismo archivar documentos, a archivar cds o títulos profesionales, por ejemplo.

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