El correo electrónico de nuestra Institución: 10 Cosas que no debemos hacer


Mantener las comunicaciones a través de una cuenta de correo electrónico se ha convertido en un medio rápido, seguro y eficaz (si es bien usado por el emisor y receptor del mensaje). Ésta es actualmente una de las herramientas indispensables en el mundo laboral, sin embargo, muchas veces se le ha dado un carácter informal que hace que podamos caer en su mal uso, pudiendo convertirse en un arma de doble filo, he aquí algunas consideraciones para evitar contratiempos en el uso del correo electrónico que manejamos representando a nuestra Institución:

1. OLVIDAR DE SALUDAR: Debemos recordar que la cordialidad es muy importante, a veces cuando uno tiene mucho afán por dejar rápido el mensaje, se salta algo muy importante, que es saludar para dirigirse a alguien. Pareciera algo sin importancia, pero muchos psicólogos aseguran que la palabra favorita de cada ser humano es su propio nombre. Crear estos lazos de respeto, incluso por mail, puede ser un pequeño detalle que encamine tu carrera laboral al éxito y contribuya a las buenas relaciones con el destinatario.

2. PONER SALUDOS O DESPEDIDAS DE PLANTILLA: Es práctico poner una firma de plantilla donde aparezcan nuestros datos, sin embargo, hay que recordar también que muchas veces necesitamos personalizar la comunicación dependiendo que nos dirijamos a alguna autoridad o una persona con mayor grado de confianza a nosotros.

Algunas personas pueden quedar desconcertadas cuando el tono de nuestro correo corresponde con nuestra voz, pero el saludo o la despedida son lejanos y excesivamente protocolarios. Es como tutear y tratar de usted al mismo tiempo. Despidámonos de cada uno de nuestros destinatarios según corresponda.

3. ESCRIBRIR EL CUERPO DEL CORREO EN EL CAMPO DEL ASUNTO: El asunto es un campo diseñado como referencia, unas cuentas palabras que definen lo que queremos pedir o tratar. Luego de revisado un mensaje el asunto nos ayuda a rescatarlo en la búsqueda de correos anteriores: No es correcto utilizar este campo como si fuera el cuerpo mismo del correo. Lo recomendable es usar hasta tres palabras. Recuerda revisar el asunto, no vaya a ser que tus palabras pueden estar en el lugar equivocado.


4. RESPONDER A TODOS: Esta opción es una de las herramientas más delicadas en el trabajo. Si eres jefe de alguien y quieres llamarle la atención a través de un mensaje a uno de tus subalternos, piénsalo bien, lo mejor es que le escribas individualmente o que saques tres minutos para llamarlo y establecer una conversación por teléfono en la que esa persona tenga oportunidad de réplica e incluso preferible si se trata en persona. Escribir un regaño con copia a toda la empresa te deja muy mal parada como jefe o jefa. Como dice la frase “La ropa sucia se lava en casa”.

5. PONER A OTROS QUE ESCRIBAN POR TI: El correo es algo personal e intransferible. No pongas a otra persona a responder tus mensajes, es de lo más impersonal, aunque algunos crean que es símbolo de poder delegar a alguien que lo haga. No, tú recuerda, el correo lo contesto primero yo, segundo yo y después yo.

6. UTILIZAR EXCESO DE SIGNOS O DE EMOTICONES: En nuestros mensajes institucionales, lo correcto es no utilizar demasiado los signos de exclamación y menos los emoticones, esto se utiliza para nuestros correos personales; y aún en estos, para demostrarle a alguien que estás contento, sorprendido, molesto o que tienes dudas, no hacen falta más que dos signos de exclamación o de interrogación, uno al principio y otro al final.  Si queremos dar a notar algo de importancia, sólo dale a tu texto negrita o resáltalo con otro color. El exceso de signos como “!!!!!!” y de emoticones nos hacen ver algo inmadura y demasiado emocional. Úsalos con mesura.

7. USAR EL CORREO COMO CHAT: Mensaje tras mensaje, tras otro mensajes, te llevan a una cadena sin fin, después no sabes si algo te falto leer o pierdes el hilo del mensaje. Muchas personas tienen el mal hábito de utilizar el correo electrónico a manera de chat y esta práctica puede ser muy agotadora, tanto para ti, como para tus destinatarios. Si tienes que hacer comentarios sobre algo, es mejor reunir todo antes de contestar, lo mismo que si tienes preguntas sobre algo.

8. ESCRIBIR TEXTOS LARGUÍSIMOS: Ten presente esta frase “Menos es más”. La capacidad de síntesis y de claridad al escribir un correo laboral hace que las personas capten tu mensaje y haya una comunicación fluida, rápida y eficaz. El mensaje es captado con gran claridad.

Y ¿Qué pasa cuándo es inevitable que el correo sea largo? Pues puedes ayudarte de la enumeración, viñetas, poner en negrilla la idea central o dejar un mensaje a modo de conclusión, facilitarás así la tarea a tus destinatarios.

9. RENUNCIAR O DESPEDIR: Hay cosas que se deben hacer en persona y de viva voz. Renuncias, despidos, NO SE HACEN POR EL CORREO.Puede que después escribas una carta o un correo explicando motivos, agradeciendo la oportunidad o despidiéndote.

10. ACUMULAR CORREOS: Todo es más fácil de encontrar si está ordenado, si bien los mensajes llegan y llegan, también iremos enviando y enviando, así dentro de cierto tiempo tendremos muchos pero muchos mensajes que tal vez sean innecesarios. Debemos ir clasificando los correos importantes, tal vez en carpetas por asunto, y luego también cada cierto tiempo ir eliminando aquellos que ya cumplieron su misión.

Espero que estos consejos les ayuden en sus tareas cotidianas, además ir poniéndolos en práctica a diario los hará convertirse en un hábito, cuando menos se den cuenta serán parte de ustedes y contribuirá a su buen desempeño laboral.

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