Tips al responder mensajes del correo electrónico

Hay tareas que parecen sencillas, pero si no nos organizamos bien, pueden convertirse en un trabajo demasiado tedioso y que nos demande mayor tiempo del esperado, acrecentando nuestros pendientes y retardando la realización de labores propias de la oficina. Tal vez, aquello que dejamos para después, puede traer un “SE ME PASÓ” o “LO OLVIDE” con consecuencias en la eficacia de nuestra labor.

Un ejemplo, es el revisar los correos electrónicos. He aquí algunas pautas para procesarlas con rapidez


Hay días en los que parece que todo el mundo se ha puesto de acuerdo para enviarte correos. Uno tras otro van llegando y tu buzón de Entrada se va llenando. Lo mejor es procurar tener la bandeja con los mensajes ya leídos y atendidos. Pero, ¿Cómo actuar para despejarlo sin invertir en ello demasiado tiempo?

1. RECUERDA: LO ÚNICO ES EL EMAIL.- Significa que si te vas a dar a la tarea de revisar los mensajes y atenderlos: ESA SEA LA ÚNICA TAREA A LA QUE TE AVOQUES. La hora de “procesar” el Email, como cualquier actividad que es, es esencial empezarla y terminarla sin interrupciones. De lo contrario te atascarás todavía más y perderás más tiempo. CIERRA EL RESTO DE APLICACIONES: mensajería, móviles, descargas, búsquedas y demás historias. Así evitarás distracciones.

2. UTILIZA LOS FILTROS O MARCADORES.- Utilízalos SIEMPRE. Ayudan a clasificar automáticamente la mayoría de tu correo entrante sin que tú hagas nada. Y, lo más importante, te ayuda a distinguir los mensajes relevantes de los que no lo son e identificarás además rápidamente si es que estás esperando alguna respuesta o mensaje primordial, podrás hacer seguimiento a otros.

3. LEE RÁPIDAMENTE LOS ASUNTOS Y/O REMITENTES.- Si vas abriendo uno por uno los mensajes, perderás tiempo. Recuerda que algunos son iguales y que no todos tienen la misma importancia. LEE MUY ÁGILMENTE los Asuntos como si fueras un “escáner humano” en busca de los correos que debes atender primero (clientes, equipo, tu jefe). Prioriza según el Asunto-Remitente.

4. IGNORA LOS MENSAJES POCO IMPORTANTES.- Notificaciones de redes sociales, Newsletters o boletines, correos de amigos, curiosidades o enlaces que te envían… TODO eso puede esperar, ése no es el momento para atenderlos. Si todavía los tienes en la bandeja de entrada, muévelos a otra carpeta o borralos (archívalos temporalmente) para revisarlos en otro momento de calma o inactividad.

5. MARCA LOS COMO LEIDOS.- Si algunos de los mensajes anteriores es realmente de interés, márcalo como leído o hazle una anotación especial a fin de que puedas encontrarlo cuando lo necesites y sigue hacia adelante.

6. ANOTA LA TAREA Y CONFIRMA RÁPIDO.- Si te encuentras con un mensaje bajo el que se esconde una tarea que exige trabajo, haz lo siguiente: anótala en tu lista de tareas y confirma en un correo rapidísimo y breve que te vas a poner con ello. Unas pocas palabras bastan: “Recibí conforme el mensaje” “Recibido, estaré respondiéndote pronto” «OK recibido”,e tc.


7. APLICA LA REGLA DEL MINUTO.- Si en un email te piden algo que puedes hacer en uno o dos minutos (adjuntar un archivo, confirmar algo…), ni siquiera lo anotes en tu lista de tareas, HAZLO EN ESE MISMO INSTANTE. Pero ojo, tienes que estar seguro de hacerlo y terminarlo en ese tiempo, que no sea más de lo esperado.

8. QUE EL MENSAJE SEA BREVE, CONCISO E ÍNTEGRO.- A la hora de contestar no divagues en muchas ideas, no adornes demasiado el mensaje, sé respetuosa y cordial pero evita el ornamento. Ve directo al grano y expón en 2-3 frases lo que quieres decir. No es ni un telegrama ni un guión de cine, así que procura que vaya la información necesaria.

9. UTILIZA RESPUESTAS PREDISEÑADAS.- Hay correos que pueden llevar la misma respuesta, ten una plantilla para tus casos más frecuentes. Constantemente estás escribiendo una y otra vez las mismas cosas. Ahorra un tiempo valiosísimo y agiliza tus correos con las respuestas prediseñadas.

10. NO DEJES MENSAJES SIN CONTESTAR.- Si la tarea de responder el mensaje te va a demorar mucho tiempo o tú no eres la persona encargada para responder, indícalo. El remitente te agradecerá la atención.

Ejemplo: “Estoy trasladando su mensaje al área de Recursos Humanos para que puedan atender su consulta”. Agradeceré comunicarse con la Srta. Quispe al siguiente teléfono.

Esperamos que estos pequeños consejos sean de tu agrado y te ayuden a mejorar tu desempeño en el trabajo. Recuerda que lo mejor es encontrar soluciones prácticas y útiles.

No hay comentarios: